Điều cốt lõi làm nên thương hiệu là chất lượng sản phẩm thế nhưng để sản phẩm đến tay người tiêu dùng thì PR là việc làm cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tiến hành. Để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả cao thì việc viết kế hoạch PR là một điều bắt buộc. Vậy câu hỏi đặt ra là viết kế hoạch PR sao cho hợp lí, hiệu quả, đạt được mục tiêu và ngân sách đề ra.
Để trả lời câu hỏi trên, dưới đây là 6 bước để viết kế hoạch PR hiệu quả.
Bước 1: Đánh giá tình hình
Việc đầu tiên trong bất cứ một quy trình nào cũng là nghiên cứu. Khi viết kế hoạch PR, chúng ta cần xác định rõ vị trí của doanh nghiệp ở đâu trong tâm trí công chúng, công chúng. Không chỉ dừng lại ở đó, chúng ta cần phải biết đối thủ cạnh trang đang làm gì. Có cái nhìn tổng quan về thị trường và hiểu kĩ những gì chúng ta muốn, công chúng cần và đối thủ làm sẽ giúp bản kế hoạch PR của chúng ta chính xác và hoàn thiện.
Các phương pháp đánh giá thị trường trước khi viết kế hoạch PR đó là thăm dò ý kiến, thực hiện các khảo sát, xem xét báo cáo, đánh giá môi trường nội bộ, xem xét các yếu tố bên ngoài....
Bước 2: Xác định mục tiêu của chiến dịch PR
Việc xác định mục tiêu của chiến dịch truyền thông là bước quan trọng giúp định hướng khi viết kế hoạch PR. Các mục tiêu truyền thông thường là:
- Thay đổi hình ảnh
- Thu hút nguồn nhân lực tốt
- Giúp công chúng biết và hiểu rõ công ty
- Công bố thành tích
- Công bố phạm vi thị trường mới
- Cải thiện các đối nghịch, hiểu lầm và giải quyết khủng hoảng
- Gia tăng sức mạnh của tổ chức
- Hướng dẫn tiêu dùng
- Thiết lập một đặc điểm mới trong văn hóa tổ chức
- Để công chúng biết về hoạt động xã hội của lãnh đạo công ty
- Để ủng hộ một chương trình trao học bổng, tài trợ
- Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của tổ chức
- Để các chính trị gia, quan chức chính phủ biết về hoạt động của tổ chức vì có thể bị ảnh hưởng của các luật, qui định mới...
Tùy vào từng trường hợp cụ thể để viết kế hoạch PR phục vụ cho mục tiêu truyền thông đã đề ra.
Bước 3: Xác định các nhóm công chúng
Việc xác định đối tượng hướng đến là vô cùng quan trọng. Bởi khi viết kế hoạch PR, việc xác định và nắm được đặc điểm của nhóm công chúng cần hướng đến sẽ tiết kiệm ngân sách đồng thời tăng hiệu quả của chiến lược truyền thông. Có 10 nhóm công chúng cơ bản sau và bạn cần tìm hiểu rõ đặc điểm của từng nhóm khi viết kế hoạch PR:
- Cộng đồng
- Nhân viên hiện tại
- Ứng viên tiềm năng
- Nhà đầu tư góp vốn
- Nhà cung cấp
- Nhà phân phối
- Giới truyền thông
- Các giới có thể ảnh hưởng đến dư luận
- Hiệp hội thương mại, đoàn thể
- Khách hàng, người tiêu dùng
Bước 4: Chọn phương tiện truyền thông phù hợp
Chính bước nghiên cứu thị trường cùng với tìm hiểu đặc điểm của nhóm công chúng sẽ giúp bạn xác định được phương tiện truyền thông phù hợp. Các phương tiện truyền thông chính là:
- Truyền hình
- Băng hình
- Bài phát biểu
- Ấn phẩm
- Thư từ
- Tập san nội bộ
- Văn hóa công ty
- Triển lãm
- Tài trợ
Bước 5: Hoạch định ngân sách
Việc xác định rõ ngân sách ngay từ bước viết kế hoạch PR sẽ giúp quá trình truyền thông vận hành một cách trơn tru hơn. Việc hoạch định ngân sách sẽ giúp bạn biết được toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện một chương trình, nên tiến hành các chương trình nào trước, kiểm soát chi tiêu và đánh giá được hiệu quả kinh tế của chiến lược truyền thông.
6. Đánh giá kết quả
Với 5 bước trên bạn có thể viết kế hoạch PR gần như hoàn chỉnh. Thế nhưng làm sao để biết được kế hoạch truyền thông của bạn đề ra có đạt hiệu quả hay chưa. Bạn hoàn toàn có thể đo lường được sự hiệu quả của kế hoạch PR bằng một số phương pháp đánh giá sau:
- Bằng số lượng phản hồi
- Bằng số liệu thống kê
- Bằng nguồn tài liệu
- Thăm dò dư luận
- Sự gia tăng hiểu biết của công chúng
- So với kết quả mong muốn
Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi kế hoạch PR là cần thiết. Bởi khi đó bạn sẽ biết được mục tiêu đề ra có đạt được hay chưa, có cần sửa đổi lại kế hoạch hay không và thay đổi như thế nào.
Bạn tham khảo kế hoạch PR viết cho Lotteria trong slide sau:
Từ khóa: viết kế hoạch pr
Tác giả: Trà My
